Az xFLOWer olyan felhő alapú ügymenetkövető / feladatvezérlő rendszer, amely modulárisan épül fel, így különféle felhasználási célok szerint alkalmazható. Kifinomult folyamatkezelési automatizációs képességeinek köszönhetően a rendszer segítségével a legtöbb ügyviteli folyamat automatizálható, így csökkenthetőek a működési költségek és tehermentesíthetőek vállalkozása munkavállalói is. Más rendszerekkel szemben az xFLOWer Cloud lehetőséget teremt arra, hogy ne legyen szükséges minden – vagy több – vállalati rendszerét is cserélnie, amennyiben egy adott üzleti problémára keres megoldást. A rendszer már több mint 20 éve működik a legmeghatározóbb nagyvállalatoknál, fejlődése és bővülése azóta folyamatos, így a legátfogóbb ilyen rendszer a magyar piacon. Megbízhatóságát a felhasználó vállalatok mérete, tevékenysége és számossága is jelzi; a legnagyobb vállalatok sok éve megelégedéssel használják üzleti folyamataik kezelésére és automatizálására. E tapasztalatok alapján készült el az xFLOWer Cloud verziója, mely – méretétől függetlenül – minden vállalt számára elárhető, így segít az ügyvitel és munkaszervezés gyakorta szövevényes világában segítsen eligazodni, vállalkozása folyamatait teljesen átláthatóvá tenni és automatizálni minden olyan tevékenységet, ahol nem feltétlenül szükséges emberi beavatkozás!
Minden vállalkozás üzleti folyamatok, azaz munkaköri leírások, szabályzatok, szokásjogok szerint működik, viszont nagyon kevés cégnél van ezt megfelelően támogató munkafolyamattámogató, workflow alapú informatikai eszköz.
Ön tudja min dolgoznak munkatársai? Milyen nyitott feladatai vannak ez egyes kollegáknak / szakterületeknek? Egy-egy ügy kapcsán meg tudja nézni mi történt, mi a következő lépés?
xFLOWer olyan munkafolyamattámogató (workflow) rendszer, amely átfogóan kezeli mindazon vállalati tevékenységsorozatokat, amelyek szükségesek a több földrajzi helyen, nagyszámú ügyfél kiszolgálása során felmerülő ügyviteli problémák kezelésére.
Tekintse meg xFLOWer önálló weboldalát.
Szektorok és funkciók szerint megtekinthetőek xFLOWer lehetőségei, esettanulmányokban bemutatjuk sikereinket, blogban érdekességeket olvashat, illetve összegyűjtöttük különböző média megjelenéseinket is.
xFLOWer elérhető felhőszolgáltatásként és on-premise megoldásként is.
A rendszer illeszkedik a vállalat informatikai környezetébe; különböző API eszközökön képes kapcsolódni a már meglévő IT rendszerekhez.
Felhőszolgáltatások választása esetén alapértelmezésben az Amazon infrastruktúráját kínáljuk.
Amennyiben a felhőszolgáltatás jelentős előnyeivel Ön nem szeretne élni, akkor az Ön vállalatának IT környezetében is futhat az alkalmazás. Ez esetben xFLOWer munkafolyamat és dokumentumkezelő szerver oldali komponenseinek nincsenek különleges igényei. A legelterjedtebb Windows, Linux és nagyvállalati Unix környezetekben is működőképes mind a folyamatmotor mind a dokumentumszerver, mind az alkalmazáscsomag egyéb kiszolgálói.
A felhasználók azonosítására xFLOWer képes kapcsolódni meglévő authentikációs, authorizációs eszközökhöz, így Single Sign On bejelentkezés is létrehozható.
Az egyes munkafolyamat-lépések automatizálása lehetőséget biztosít arra, hogy a szervezeten belül munkaerő szabaduljon fel, így több idő marad a megrendelt projektek teljesítésére illetve új ügyfelek megszerzésére, ami hatékonyan támogatja az üzleti eredmények elérését.
Akár teljesen automatikus tevékenységláncok is felépíthetőek (pl.: kintlévőség kezelés), íme néhány példa hol javítható és gyorsítható egy munkafolyamat és dokumentumkezelő rendszerrel a vállalati munkavégzés:
Képzelje el, hogy több tízezer olyan nyitott munkafolyamata van amely várakozik valamire:
Ezeket a munkafolyamat-lépéseket a folyamatkezelő motor képes automatán ellenőrizni, egyes feltételek függvényében a munkafolyamatokat tovább vinni, riasztást küldeni, lezárni egy ügyet vagy kezelőhöz / vezetőhöz továbbítani, priorizálni, összekapcsolni, csoportosítani…
Sokak számára a dokumentumkezelés egy file manager-hez hasonló felületet jelent, ahol fastruktúrába szervezve elérhetőek a szkennelt dokumentumok és a word file-ok.
xFLOWer dokumentumkezelő modulja ennél sokkal többet nyújt. Egyrészt dokumentumként értelmez minden digitálisan értelmezhető anyagot, így akár egy telefonbeszélgetés eredménye (hang file), egy SMS vagy e-aktába csomagolt digitálisan aláírt számla is azonos módon kezelhető.
Legfontosabb, hogy a dokumentumok nem önmagukban, hanem minden esetben üzleti munkafolyamatok mentén keletkeznek, az workflow-k vezérlik az elintézési, tárolási, archiválási, jóváhagyási, előállítási, törlési, indexelési folyamataikat is.
Az munkafolyamatok mentén előkészítendő dokumentumokat (word, pdf, mail) xFLOWer előre kialakított sablonokból képes előállítani.
Sok vállalatnál megfigyelhető, hogy tudásszigetenként külön koordinátor munkatárs(ak) foglalkoznak a beérkező feladatok munkatársakra történő szétosztásával. Ez a legtöbb esetben egy automatizálható tevékenység, ahol a munkafolyamat-kezelő rendszer munkaelosztó modulja feladattípusonként, különböző algoritmusok alapján végzi az egyes feladatok kiosztását, tekintettel a feladatot elvégző munkatárs terheltségére és szaktudására is, tehát nem fordulhat elő, hogy egy egyébként is leterhelt kolléga olyan feladatot kapjon, aminek elvégzése nem az ő kompetenciája. Emellett a rendszer a manuális vagy félig automatizált munkaidő beosztás használatát is igény szerint támogatja.
Képzelje el, hogy van tízezernyi nyitott feladat a cégben és ezek közül meg kell mondani, hogy XY mivel kezdjen el dolgozni! Egy hagyományos környezetben ez nem szokott működni. xFLOWer viszont képes arra, hogy ezt megoldja, tizedmásodpercek alatt egyesével (PULL) kiad egy feladatot, vagy akár az összes feladatot előre nevesítve (PUSH) munkatársakhoz rendeli.
A munkafolyamatkezelő rendszer teljes működése paraméterezhető folyamatszerkesztő eszközök segítségével.
A munkafolyamatok kialakítása és módosítása – megfelelő jogosultsággal – grafikus felületen történik, így nem szükséges programozói tudás a módosítások kivitelezéséhez.
Képzelje el, hogy egy klasszikus rajzolóprogramban vagy papíron filctollal lerajzol egy munkafolyamatot….. és azonnal külön IT varázsszavak vagy külsős beszállító nélkül 1 másodpercen belül az összes munkatársa eléri és eszerint kapja a feladatait, végzi munkáját.
Hihetetlennek tűnik, de így van: ha például kitalálja, hogy túl bonyolult kezelni a cégnél a fizetés előlegeket, akkor 20 perc alatt megrajzolja xFLOWer-ben a munkafolyamatábrát, az igénylő és jóváhagyó űrlapot és az esetleg kinyomtatásra kerülő word file-t és többet nem lesz ezzel a tevékenységsorral problémája. Munkatársaknak csak az igényléssel, vezetőknek csak a jóváhagyással vagy elutasítással, pénzügynek csak a kifizetéssel kell foglalkoznia.
xFLOWer bevezetésével egy teljesen zárt rendszer alakítható ki, amelybe minden olyan vállalati dokumentum és információ visszakereshetően és munkafolyamathoz kapcsolódóan kerülhet be, ami az ügyvitel vagy a vállalat szintjén fontos lehet. Így meggátolható a vállalati információk, dokumentumok elkallódása, illetéktelenekhez kerülése vagy véletlen megsemmisítése.
Egy-egy kattintással a munkafolyamatkezelő rendszer history modulja pillanatok alatt megmutatja, hogy egy adott partner milyen leveleket küldött (papíron vagy elektronikusan), mikor telefonáltunk vele, milyen válaszokat kapott, az ügyintézési procedúra során mikor, milyen döntések születtek.
Azonnal látszódnak egyes ügyek kapcsolatai: ki mikor milyen döntést hozott, milyen egyéb iratokkal, ügyekkel van kapcsolatban (előzmények).
A Timeline funkció egy listában jeleníti meg egy-egy ügyintézés teljes történetét: ki-mikor fér hozzá, mikor milyen döntés született, milyen dokumentumok mikor, ki által kerültek csatolásra, létrehozásra, ezeket mikor/ki jelenítette meg, ki/mikor milyen megjegyzést írt, mikor/milyen interface-en milyen adatok érkeztek más rendszerből, milyen egyéb külső rendszerek fértek hozzá az adott adatcsoporthoz…..
xFLOWer integrációs képességei segítségével képes akár más további háttérrendszerekből is rendszeres időközönként lekérdezéseket indítani és kezelni, így például automatikusan ellenőrizheti a pénzügyi rendszerben, hogy mennyi hátralékos ügyfél szerepel a nyilvántartásban és akár kintlévőség kezelési munkafolyamatot is indíthat a tartozások mielőbbi behajtása céljából. Rugalmasságának köszönhetően a rendszer képes eltérő ügyféltípusokhoz eltérő behajtási munkafolyamatokat rendelni, így a visszatérően nem fizető ügyfelek szigorúbb behajtási rend alá eshetnek, mint a például a kiemelt, vagy rendszeresen határidőre fizetők.
Workflow rendszer bevezetésével elkerülhetők a manuális feladatvégzésből, valamint a strukturálatlan cégvezetésből adódó problémák. Mivel a rendszer a feladatok teljesülésén túlmenően a határidőket is vizsgálja, használatával a feladatok megvalósulási ideje is közel azonos.
Ügyfelünk Magyarország egyik meghatározó biztosítótársasága. Lakásbiztosításra szerződött ügyfeleik számára assistance szolgáltatást is kínálnak a klasszikus biztosítási szolgáltatásokon túlmenően; azaz ha például egy ügyfélnél valamilyen káresemény történik, akkor a biztosító azonnal intézkedik a kár elhárítása érdekében.
