A workflow – azaz üzletifolyamat-kezelő – rendszerek a vállalat napi operatív tevékenységeinek zárt rendszerben történő kezelésére szolgálnak. A gyakorlatban ezekben a rendszerekben leképzésre kerülnek azok az üzleti folyamatok, amelyek előzetesen kialakításra kerültek. Ennek megfelelően a rendszerben minden egyes kezelt tevékenységláncot minden esetben, minden résztvevőnek egyazon lépések mentén, azonos határidővel és dokumentumokkal szükséges elvégeznie. Így egyrészt biztosítható a konzisztens, strukturált cégműködés, másrészt a szervezeti transzparencia új szintre emelkedik.
Egyrészt a feladatokat végrehajtó munkatársaknak nincs lehetősége az előre kialakított ügymenet önkényes megváltoztatására, ugyanakkor vezetői szintről láthatóvá válik minden kolléga tevékenysége, akár valós időben. Természetesen a rendszer értesítéseket küld a megfelelő vezetőnek, ha egy munkatárs például kicsúszik egy határidőből, illetve akár kimutatást készít a rendszeresen csúszó határidőkről, vagy akár a mindig határidőre teljesítő kollégákról is, ami a teljesítményértékelés során kiemelt fontossággal bírhat. Ezen felül az elvégzett munka mennyiségét (hány feladatot oldott meg a munkatárs egy adott időszakban?) vagy éppen a hibák számát (kinek hány feladatot kellett visszaküldeni?) is megmutatja, így teljesen objektív munkavállaló értékelést tesz lehetővé.
A workflow rendszerek képesek automatizálni is egy sor monoton, ismétlődő tevékenységet is: formanyomtatványok kitöltése előre generált sablonok alapján, dokumentumok generálása, email küldés-iktatás, algoritmizálható komplex döntések, hogy csupán néhány példát említsünk. Lássuk mit tehet még a vállalatért egy jól kialakított workflow rendszer!
Workflow rendszer bevezetésével megvalósul a vállalkozás strukturált működtetése és vezetése. Mit jelent ez a gyakorlatban? A munkatársak mindig pontosan tudni fogják mi a dolguk, milyen határidővel, a rendszer pedig végigvezeti őket a megvalósítás lépésein. Minden egyes feladathoz egyedi súgó tartozik, ami nagyban segíti az új kollégák betanulását, illetve helyettesítés esetében a folyó ügyek továbbvitelét is.
A folyamatok kialakítása során meghatározhatók az egyes munkakörökhöz tartozó feladatok és az elvégzésükhöz szükséges kompetenciák (skill-ek), így az egyes feladatok kiosztása akár teljesen automatikusan történhet.
Workflow bevezetés során minden esetben kiemelten fontos az automatizálható feladatok feltárása és ezekre megfelelő automatizmusok kialakítása a rendszerben. Akár a dokumentumok generálását, akár a feladatok kiosztását, akár az egyes adatok továbbítását szemlélve látható, hogy e tevékenységek napi szinten akár többszáz munkaórát is elvehetnek az értékes munkaidőből nagyobb szervezetek esetében. Az ismétlődő, de mindig azonos feltételek mentén meghozott, operatív üzleti döntések is hasonló terhelést jelenthetnek a szervezet számára. Ezek automatizálásával komoly megtakarítást érhetünk el munkaórák tekintetében, az így felszabadult idővel pedig szabadon gazdálkodhatnak az illetékes vezetők, nagyobb hozzáadott értéket termelőtevékenységre allokálva a munkatársakat. Ennélfogva nagymértékben növelhető a nagy hozzáadott értékű, komplex feladatok elvégzésére szánt idő, azaz a szervezet profitábilisabbá válhat.
A kiegyensúlyozott vállalati működéshez ma már elengedhetetlenül szükséges a dokumentumok elektronikus – azaz digitális – kezelése. De mit érthetünk digitális dokumentumkezelés alatt? A legegyszerűbb válasz, hogy valamilyen adattárolón szkennelve tartjuk nyilván dokumentumainkat. Ez a megoldás természetesen nem megfelelő, sem adatbiztonsági, sem egyéb szempontokból. A legtöbb mai dokumentumkezelő – DMS – rendszer ennél nagyságrendekkel fejlettebb megoldásokat kínál, kereshetőség, rendszerezés, címkézés, és sok egyéb szempontból is. Megközelítésünkben ezek a megoldások azonban csak akkor értelmezhetők, amikor dokumentumainkat archiválni, kizárólag tárolni szeretnénk valamilyen rendszerezett, kereshető formában.
A napi ügymenetben megjelenő dokumentumok kapcsán azonban minden esetben különféle feladatok keletkeznek, valamilyen ügyintézés mindenképpen szükséges, legyen szó hivatalos, partnerek közötti vagy akár munkavállalói dokumentumokról. Mivel az aktuálisan használt dokumentumokhoz kapcsolódó ügyintézés menetét a legtöbb dokumentumkezelő rendszer nem kezeli, az xFLOWer workflow rendszer erre is megoldást kínál. Az xFLOWer részét képző dokumentumkezelő-motor nem csupán a dokumentumok tárolására, rendszerezésére képes, hanem minden egyes dokumentum üzleti folyamatokhoz kapcsolódik a rendszerben. Így amikor egy adott típusú dokumentum beérkezik – bármilyen csatornán – akkor az xFLOWer-ben erre az adott típusnak megfelelő ügyintézési folyamat indítható, vagy akár automatikusan elindul. Így az xFLOWer minden dokumentum esetében végig viszi, támogatja az ügyintézés menetét, természetesen minden érintettet bevonva, minden releváns határidő betartatása mellett. Nincs több elsikkadt, elfelejtett, elintézetlen üzleti dokumentum: xFLOWer-rel nem szükséges fejben tartani, hogy melyik irattal mi dolgunk van – ezt a rendszer végzi el a megadott paraméterek szerint.
A workflow rendszerben a feladatok kiosztása és az adattárolás, adattranszformáció is elvégezhető. A bevezetést követően nem szükséges mindent Excel táblákban nyilvántartani, mivel minden adat elérhető valós időben a workflow rendszer strukturált adatbázisából. Ugyanígy az emaileken keresztüli feladatkiosztás is megszüntethető, mivel a rendszer ezt is elvégzi – akár automatikusan, akár az egyes felelősök támogatásával.
Workflow rendszer segítségével a monoton, unalmas, állandóan ismétlődő adatmásolási, adatkitöltési és további feladatok is automatizálhatók. Az adminisztratív munkakörökben kollégáink munkaidejük jelentős részét olyan feladatokkal kénytelenek tölteni, amik nem csupán lélekölő és nagy mennyiségű munkát jelentenek, hanem az értékes, nagy értéket teremtő feladatoktól veszik el az időt. A workflow rendszerrel történő automatizáció segítségével ezek a feladatok – részben vagy egészben – automatikusan kerülhetnek elvégzésre, így kímélve az értékes munkaidőt és emelve a munkavállalói morált egyaránt.
A workflow bevezetése során digitális másolat kerül a rendszerbe akár minden egyes iratról, dokumentumról, ami a szervezetnél található. A meglévő papíralapú dokumentumok – szerződések, számlák, hivatalos levelek és mások – szkennelés és kivonatolás után a workflow rendszer adatbázisába kerülnek, ahol később visszakereshetők akár a kivonatolt adatok alapján is. Az újonnan keletkező dokumentumokat már a workflow állítja elő a megfelelő sablonok alapján és a meghatározott adatok felhasználásával, így ezek is digitálisan kerülhetnek kezelésre és nem feltétlenül szükséges kinyomtatásuk sem.
xFLOWer-ben lévő folyamatokat akár egy sima e-mail kliensből is vezérelheti.
Például egy számlajóváhagyási folyamat e-mail-t küld, melyhez csatolódik a számla és az e-mailben lévő linkekkel (pl.: jóváhagyom / elutasítom / további infót kérek) irányítható az ügy; akár csak az emailből..
A átttekintő felületen mindenkinek saját dashboard-ja lehet, ahol riportok, mentett keresések és gyorsindító csempék helyezhetőek el.
Bármilyen csempe létrehozható, íme néhány példa:
Workflow rendszer bevezetésével elkerülhetők a manuális feladatvégzésből, valamint a strukturálatlan cégvezetésből adódó problémák. Mivel a rendszer a feladatok teljesülésén túlmenően a határidőket is vizsgálja, használatával a feladatok megvalósulási ideje is közel azonos.
Ügyfelünk Magyarország egyik meghatározó biztosítótársasága. Lakásbiztosításra szerződött ügyfeleik számára assistance szolgáltatást is kínálnak a klasszikus biztosítási szolgáltatásokon túlmenően; azaz ha például egy ügyfélnél valamilyen káresemény történik, akkor a biztosító azonnal intézkedik a kár elhárítása érdekében.
