Ügyfelünk a p2m, többek között vállalatszervezéssel, stratégiai- és projektmenedzsmenttel foglalkozik. Olyan rendszert kerestek, amely a projektjeik megvalósításához kapcsolódó dokumentumok útját, kezelését támogatja.
Egy-egy ilyen pályázati pénzből finanszírozott projekt során gyakorlatilag szinte mindent dokumentálni kell annak érdekében, hogy a későbbi ellenőrzések során e dokumentumokat (szerződéseket, számlákat, teljesítési igazolásokat, jegyzőkönyveket) a lehető leggyorsabban be lehessen mutatni az ellenőrző hatóságnak. Ne vigyen el értékes napokat, heteket, amíg az irattárból előkeresik az ellenőrzött projekt vagy pályázat dokumentumainak eredetijét, fénymásolják vagy beszkennelik.
Ügyfelünk több szoftvert is megtekintett, és végül azért az xFLOWer-re esett a választás, mert nem volt olyan alkalmazás, amely a nagyszámú sablonokból történő dokumentum generálást ennyire könnyen meg tudja valósítani. A másik szempont az automatizált feladatkiosztás, illetve ezen feladatoknak a a felhasználók közötti átszignálása, átadása volt. Az ügyvezető véleménye a projekt lezárásakor az volt, hogy mindkettővel maradéktalanul elégedett, nem ismernek más rendszert, amelyben ezeket a funkciókat jobban lehetne kezelni.
A cég nagyon szervezetten, átláthatóan működik, ezt a működést egy EasyProject nevű szoftver is támogatja. A dokumentumok megfelelő kezelésére azonban nincs felkészítve az alkalmazás. Kezdettől fogva az volt az elvárás, hogy a dokumentumkezelés a lehető legegyszerűbben történjen, minden projekt megnyitásakor egy helyen, de kategorizáltan lehessen látni az összes dokumentumot.
A projektek megvalósítására a p2m alvállalkozókat is be szokott vonni. Az együttműködést természetesen szerződésekben is rögzítik, így adott, hogy minden alvállalkozói szerződést nem csak a szerződés adattárból, nem csak a szerződött partnerek adatainál, de adott projekteknél is el kell érni, meg lehet nyitni.
A törzsadatok az EasyProject adatbázisaiban tárolódnak, ehhez az integrációt is ki kellett alakítani, amely munkát a p2m támogatásával az xFLOWer fejlesztői csapata végezte.
A folyamatok során ezeket a törzsadatokat vesszük át az EasyProjectből, és módosulás esetén vissza is töltjük. Létre kellett hozni egy LDAP (egyszerűsített címtárhozzáférési protokoll) integrációt is annak érdekében, hogy a p2m munkatársai a beosztásuknak megfelelő jogosultságot kapjanak az xFLOWerbe történő belépéskor.
A dokumentumkezelés feladata volt a jóváhagyások koordinálása is. Mivel a p2m szervezeti struktúrája is ez alapján működik, az xFLOWerbe is bele kellett „építeni” a jóváhagyás lépései mellett a különböző jogosultsági és jóváhagyási szinteket.
Összességében a projektadminisztráció aktív vezetője az EasyProject, bizonyos részfolyamatokat pedig az xFLOWer koordinál. Emellett az ügyfél dokumentumait is az xFLOWer generálja le sablonokból, így a teljesítési igazolást, nyomtatványokat, megrendeléseket, alvállalkozói egyedi megrendelést, szakmai beszámolót stb.
Számunkra tanulságos volt látni az együttműködés első percétől kezdve, hogy a legjobb projektmenedzsment eszközök esetében is vannak „lyukak” az adminisztrációs folyamatokban, amihez workflow szoftverre van szükség. Összességében elmondható, hogy az xFLOWer és az EasyProject remekül kiegészíti egymást, és habár a teljes projektkezelési folyamat kezelhető lenne az xFLOWerben, a rendszerünk számára akkor is van feladat, ha a projektmenedzsmentre már másik szoftvert vezettek be.
Ügyfél:
p2m
Projekt célja:
Projektmenedzsment támogatás, dokumentumkezelés
Együttműködés kezdete
2020
